Gestión de averías: la clave para pasar de la nota al sistema

Adiós a los problemas de comunicación

En muchos oficios, como el de técnico de mantenimiento, electricista o fontanero, la gestión de las averías se hace "al vuelo": una llamada, un mensaje de WhatsApp o una nota rápida en un papel. 

Esta informalidad, sin embargo, puede generar malentendidos, hacer que se os olvide un trabajo importante y dificultar el seguimiento. Implementar un registro de incidencias sencillo es una forma de elevar vuestra profesionalidad, demostrar vuestro compromiso con la eficiencia y, lo más importante, de proteger vuestro trabajo. 

Es una herramienta simple que, sin necesidad de grandes inversiones en tecnología, puede marcar una gran diferencia.

Por qué necesitas un registro de incidencias

Tener un sistema formal para documentar cada problema no es solo para grandes empresas. A nivel individual, os ofrece una serie de ventajas que mejorarán vuestra reputación.

  • Evita malentendidos: Si un cliente os dice que "una luz parpadea" y vosotros entendéis que es "una bombilla fundida", un registro con la descripción exacta del problema os protege de cualquier queja.
  • Mejora la eficiencia: Con una lista clara de tareas pendientes, no tendréis que depender de la memoria. Podréis priorizar averías, agrupar trabajos por zona y asegurarte de que no se os olvide nada.
  • Aporta profesionalidad: Entregar un informe o un historial de las averías resueltas a un administrador de fincas o a un cliente demuestra organización y seriedad. Esto genera confianza y puede ser un factor decisivo para que os contraten.
  • Crea un historial de mantenimiento: Con el tiempo, tendréis un registro de los problemas recurrentes en un edificio, lo que os permitirá hacer diagnósticos más rápidos y proponer soluciones a largo plazo.

Opciones para un registro sencillo: Del papel a la nube

No necesitáis un software complejo y caro. Podéis empezar con algo muy simple.

  1. La libreta de toda la vida: Es la opción más básica y accesible. Solo necesitáis una libreta y un bolígrafo. Lo importante es ser metódico y usar siempre el mismo formato para cada entrada. Por ejemplo:
    • Fecha/Hora: 25/09/2025 - 10:30
    • Incidencia: Fuga de agua en lavabo
    • Ubicación: Piso 5A
    • Contacto: Sra. Carmen
    • Estado: Pendiente
  3. La hoja de cálculo: Si tenéis un teléfono o una tablet, una hoja de cálculo en Google Sheets o Excel es una herramienta muy potente. Podéis crear columnas para Fecha, Tipo de avería, Ubicación, Estado, Coste y Notas. La gran ventaja es que podéis ordenarlas, filtrarlas y compartirlas fácilmente.
  4. Aplicaciones móviles: Existen apps muy sencillas y gratuitas, como Trello o Google Keep, que os permiten crear tarjetas para cada tarea o avería. En cada tarjeta podéis añadir fotos, checklists y notas. Esto es ideal para quienes prefieren la inmediatez del móvil.

Elementos clave de tu registro de incidencias

Independientemente de la herramienta que elijáis, cada registro debe incluir los siguientes puntos para ser útil:

  • Descripción del problema: Sé lo más detallado posible.
  • Ubicación exacta: Piso 2B, radiador del salón.
  • Fecha de reporte y hora.
  • Contacto que reporta la incidencia.
  • Acciones tomadas: Lo que habéis hecho para resolver el problema.
  • Estado: Pendiente, En curso, Resuelta.

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